# BASIS PENGETAHUAN KEARSIPAN (KNOWLEDGE BASE) ## Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 30 Tahun 2010 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bojonegoro Dokumen ini disusun sebagai panduan regulasi resmi, basis referensi tata naskah dinas, dan spesifikasi fungsional untuk pengembangan modul **Manajemen Kearsipan** pada aplikasi **SIPANDU (Sistem Terpadu Manajemen Aset & Arsip PKM Sukosewu)**. --- ## 1. Identitas Regulasi & Konsiderans | Parameter | Keterangan | | :--- | :--- | | **Nomor Regulasi** | Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 30 Tahun 2010 | | **Tentang** | Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bojonegoro | | **Tanggal Ditetapkan** | 14 Juni 2010 | | **Penandatangan** | Bupati Bojonegoro (Drs. H. Suyoto, M.Si) | | **Pengundangan** | Berita Daerah Kabupaten Bojonegoro Tahun 2010 Nomor 30 (Sekretaris Daerah Bojonegoro) | | **Status Berlaku** | Mencabut dan menggantikan Keputusan Bupati KDII Bojonegoro Nomor 141 Tahun 1986 | | **Dokumen Sumber** | `arsip/perbup-no-30-tahun-2010.pdf` (110 Halaman) | ### Landasan Hukum Utama 1. **UU No. 7 Tahun 1971** tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. 2. **UU No. 32 Tahun 2004** tentang Pemerintahan Daerah. 3. **PP No. 38 Tahun 2007** tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemda Provinsi, dan Pemda Kabupaten/Kota. 4. **PP No. 41 Tahun 2007** tentang Organisasi Perangkat Daerah. 5. **Permendagri No. 3 Tahun 2005** tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemda. 6. **Permendagri No. 39 Tahun 2005** tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. 7. **Perda Bojonegoro No. 9 Tahun 2008** tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Lingkup Pemkab Bojonegoro. --- ## 2. Ketentuan Umum & Terminologi Pokok (Pasal 1) 1. **Arsip**: Naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua SKPD/unit kerja di lingkungan Pemkab Bojonegoro dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kedinasan. 2. **Arsip Dinamis**: Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi pemerintahan, dan kehidupan kebangsaan. - **Arsip Aktif**: Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus-menerus diperlukan dalam proses penyelesaian pekerjaan. - **Arsip Inaktif**: Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan dalam pelaksanaan tugas operasional sehari-hari. 3. **Arsip Statis**: Arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam penyelenggaraan tugas administrasi, namun memiliki nilai pertanggungjawaban nasional, nilai sejarah, atau nilai guna permanen, yang wajib diserahkan dan disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah (Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bojonegoro). 4. **Unit Pengolah**: Unit kerja pelaksana/program (misalnya di Puskesmas: Subbag Tata Usaha, Ruang Rawat Jalan/Poli, Ruang KIA/KB, Laboratorium, Farmasi, Tim P2P, Tim Mutu/Akreditasi) yang bertugas mengolah dan menyelesaikan naskah dinas sesuai tupoksinya. 5. **Unit Kearsipan**: Unit kerja pada SKPD yang bertanggung jawab menyelenggarakan pengelolaan arsip inaktif dari seluruh unit pengolah di lingkungannya. 6. **Filing / Penataan Berkas**: Cara memindah dan menata arsip secara sistematis dan efektif menurut pola klasifikasi masalah, agar mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat (*fast retrieval*). --- ## 3. Pembagian Ruang Simpan & Tanggung Jawab Kearsipan (Pasal 2 - Pasal 5) ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH │ │ (Kantor Arsip dan Perpustakaan Kab. Bojonegoro) │ │ │ │ • Menyimpan Arsip Statis & Arsip Bernilai Sejarah Daerah │ │ • Memberikan Bimbingan, Supervisi, & Evaluasi Tata Kearsipan SKPD │ └──────────────────────────────────────▲──────────────────────────────────────┘ │ (Penyerahan Arsip Statis) │ ┌──────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┐ │ SKPD / PUSKESMAS (UNIT KEARSIPAN) │ │ │ │ • Mengelola Arsip Inaktif (Sentral Arsip SKPD / Record Center) │ │ • Menertibkan Daftar Pertelaan Arsip & Jadwal Retensi Arsip (JRA) │ │ • Melaksanakan Pemindahan & Pengusulan Pemusnahan Arsip │ └──────────────────────────────────────▲──────────────────────────────────────┘ │ (Pemindahan Arsip Inaktif) │ ┌──────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┐ │ UNIT PENGOLAH / RUANGAN PUSKESMAS │ │ (Tata Usaha, KIA, Farmasi, Rawat Jalan, Lab, Kesling, Promkes) │ │ │ │ • Mengelola Arsip Aktif Harian pada Filing Cabinet / Map Gantung │ │ • Pencatatan Disposisi, Pengendalian Kartu Kendali, & Penggunaan Harian │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` --- ## 4. Prosedur Pengurusan Naskah Dinas & Sistem Kartu Kendali Perbup No. 30 Tahun 2010 menetapkan sistem pengendalian surat masuk dan surat keluar menggunakan **Sistem Kartu Kendali** untuk surat penting/bernilai arsip, dan **Lembar Pengantar** untuk surat biasa/rutin. ### 4.1. Kartu Kendali (Arsitektur 4 Lembar Berwarna) Sistem ini menggunakan formulir isian kartu berukuran standar (10 x 15 cm) dengan 4 rangkap lembar: | Lembar | Warna | Distribusi & Fungsi Utama | | :--- | :--- | :--- | | **Lembar I** | **Putih** | Disimpan di **Unit Tata Usaha / Pengendali** sebagai alat kontrol menurut urutan nomor urut dan indeks masalah (katalog utama). | | **Lembar II** | **Hijau** | Disimpan di **Unit Tata Usaha** dan disusun menurut abjad asal instansi pengirim surat serta urutan tanggal. | | **Lembar III** | **Kuning** | Disampaikan ke **Unit Pengolah** bersamaan dengan naskah dinas asli untuk disimpan selama proses tindak lanjut surat berlangsung. | | **Lembar IV** | **Merah** | Berfungsi sebagai **Tanda Terima** penyerahan surat dari Tata Usaha ke Unit Pengolah, lalu dikembalikan ke Unit Kearsipan setelah naskah dinas selesai diproses. | ### 4.2. Elemen Data Kartu Kendali 1. **Indeks**: Kata tangkap/topik naskah dinas (nama instansi, subjek masalah). 2. **Kode Klasifikasi**: 3 digit desimal sesuai Pola Klasifikasi Perbup 30/2010. 3. **Nomor Urut**: Nomor agenda urut masuk/keluar. 4. **Isi Ringkas**: Resume perihal inti surat dinas. 5. **Dari / Kepada**: Asal instansi pengirim surat (surat masuk) atau tujuan (surat keluar). 6. **Tanggal Surat & Nomor Surat Asli**. 7. **Lampiran**: Jumlah lampiran (berkas, buku, sampel). 8. **Pengolah**: Unit pelaksana yang bertanggung jawab menyelesaikan surat. 9. **Catatan / Tanda Terima**: Paraf dan tanggal penerimaan fisik surat. ### 4.3. Lembar Disposisi Elektronik / Fisik (Contoh 5) Setiap surat dinas masuk yang memerlukan arahan Kepala SKPD / Kepala Puskesmas wajib disertai Lembar Disposisi dengan rincian: - **Identitas Surat**: Asal Surat, Tanggal Surat, Nomor Surat, Nomor Agenda, Diterima Tanggal. - **Sifat Surat**: - `[ ]` Sangat Rahasia - `[ ]` Rahasia - `[ ]` Biasa / Terbuka - **Instruksi / Tindak Lanjut Pimpinan**: - Tanggapan dan saran - Proses lebih lanjut / tindak lanjuti - Koordinasikan / selesaikan bersama - Siapkan bahan laporan / telaah staf - Untuk diketahui / arsip - **Diteruskan Kepada**: Nama jabatan / Kepala Ruang / Koordinator Program. --- ## 5. Sarana & Sistem Penataan Berkas Fisik (Filing System) Untuk menjamin penemuan kembali arsip dalam tempo **kurang dari 3 menit**, penataan fisik diatur dengan hirarki sekat (*guide*): 1. **Guide Primer (Tab Kiri)**: Menunjukkan kelompok Masalah Utama (misal: `400 KESEJAHTERAAN RAKYAT`). 2. **Guide Sekunder (Tab Tengah)**: Menunjukkan kelompok Pokok Masalah (misal: `440 KESEHATAN`). 3. **Guide Tersier (Tab Kanan)**: Menunjukkan kelompok Sub-Masalah (misal: `441 Pembinaan Kesehatan`, `443 Penyakit Menular`, `445 Fasilitas Pelayanan`). 4. **Folder / Map Gantung**: Tempat menyimpan lembaran naskah dinas yang disusun kronologis tanggal di belakang Guide Tersier. 5. **Kotak Arsip / Box**: Wadah berkas inaktif standar berbahan karton tebal/plastik berlabel kode klasifikasi, nomor boks, dan tahun perolehan arsip. 6. **Kartu Tunjuk Silang (Contoh 3)**: Digunakan apabila satu surat dinas mencakup dua masalah berbeda (misalnya: Pembangunan Gedung Puskesmas yang menyangkut `600 Pekerjaan Umum` sekaligus `445 Fasilitas Kesehatan`). --- ## 6. Prosedur Penyusutan & Retensi Arsip (Pasal 12 & Lampiran Bagian C) Penyusutan arsip dilakukan melalui 3 saluran utama: ``` ┌───────────────────────────┐ │ ARSIP INAKTIF SKPD │ └─────────────┬─────────────┘ │ ┌──────────────────────┼──────────────────────┐ ▼ ▼ ▼ [ PEMINDAHAN INTERNAL ] [ PEMUSNAHAN RESMI ] [ PENYERAHAN STATIS ] Unit Pengolah ke Arsip tanpa nilai Arsip bernilai Unit Kearsipan guna & habis retensi sejarah/permanen (Form Contoh 7 & (Berita Acara & Tim ke Lembaga Kearsipan Daftar Arsip) Penilai - Contoh 13) Daerah (Contoh 15) ``` ### 6.1. Pengawasan Jadwal Retensi Arsip (JRA) - **Lembar Teguran Retensi (Contoh 7)**: Surat peringatan dari Unit Kearsipan kepada Unit Pengolah bahwa arsip yang dikelola telah melampaui jangka waktu aktifnya. - **Lembar Perpanjangan Retensi / LPR (Contoh 7.b)**: Permohonan tertulis dari Unit Pengolah apabila suatu berkas masih diperlukan aktif dalam kegiatan operasional. ### 6.2. Tata Cara Pemusnahan Arsip (Contoh 13) Syarat mutlak pemusnahan: 1. Telah melampaui masa simpan wajib (berdasarkan JRA). 2. Tidak memiliki nilai guna primer maupun sekunder. 3. Tidak ada kaitan dengan proses hukum perdata/pidana yang sedang berjalan. 4. Mendapat persetujuan tertulis dari Bupati / Kepala Lembaga Kearsipan Daerah. 5. Dilaksanakan oleh **Tim Pemusnah Arsip** dan disaksikan pejabat berwenang (Inspektorat / Hukum). 6. Dituangkan dalam **Berita Acara Pemusnahan Arsip** dengan metode: - Pencacahan fisik (*shredding*); - Pembakaran terkontrol; atau - Peleburan secara kimiawi. --- ## 7. Pola Klasifikasi Kearsipan Pemkab Bojonegoro (Metode 3 Angka Dasar) Pola klasifikasi disusun secara desimal berjenjang (000 s/d 900) yang merefleksikan seluruh urusan pemerintahan daerah. ### 7.1. Sepuluh Pokok Masalah Utama | Kode | Kelompok Masalah | Lingkup Kegiatan | | :---: | :--- | :--- | | **000** | **UMUM** | Ketatausahaan, protokol, hubungan masyarakat, perpustakaan, kearsipan, perlengkapan/aset daerah, gedung kantor. | | **100** | **PEMERINTAHAN** | Pemerintahan daerah, otonomi, tata praja, perundang-undangan (188), administrasi desa dan kelurahan. | | **200** | **POLITIK** | Pembinaan politik, pemilu, ormas, organisasi non-pemerintah. | | **300** | **KEAMANAN & KETERTIBAN** | Perlindungan masyarakat (Linmas), ketertiban umum (Satpol PP), penanggulangan bencana daerah. | | **400** | **KESEJAHTERAAN RAKYAT** | **Kesehatan (440)**, pendidikan, agama, sosial, pemberdayaan perempuan & keluarga. | | **500** | **PEREKONOMIAN** | Pertanian, perikanan, peternakan, perkebunan, perdagangan, koperasi & UKM. | | **600** | **PEKERJAAN UMUM & KETENAGAAN** | Jalan, jembatan, tata ruang wilayah, perumahan rakyat, pengairan. | | **700** | **PENGAWASAN** | Pemeriksaan internal (Inspektorat), audit BPK/BPKP, pengaduan masyarakat. | | **800** | **KEPEGAWAIAN** | Pengadaan pegawai, mutasi, kenaikan pangkat, gaji, cuti, disiplin & pensiun nakes/ASN. | | **900** | **KEUANGAN** | Anggaran (APBD/BOK/BLUD), perbendaharaan, pembukuan, pertanggungjawaban SPJ, retribusi/pajak. | --- ### 7.2. Rincian Khusus Kode Bidang 440: KESEHATAN (Operasional Puskesmas) Bidang 440 adalah rujukan utama persuratan dan pengarsipan untuk Puskesmas Sukosewu: ``` 440 KESEHATAN │ ├── 441 PEMBINAAN KESEHATAN │ ├── 441.1 : Gizi Masyarakat │ ├── 441.2 : Kesehatan Mata (Indera) │ ├── 441.3 : Kesehatan Jiwa │ ├── 441.4 : Kanker │ ├── 441.5 : Usaha Kesehatan Sekolah (UKS) │ ├── 441.6 : Keperawatan / Perawatan Kesehatan Masyarakat (Perkesmas) │ ├── 441.7 : Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (PKM / Promkes) │ └── 441.8 : Pekan Imunisasi Nasional (PIN / Program Imunisasi Rutin) │ ├── 442 OBAT-OBATAN & PERBEKALAN FARMASI │ ├── 442.1 : Pengadaan Obat & BMHP │ ├── 442.2 : Penyimpanan & Manajemen Gudang Obat │ └── 442.3 : Pengiriman & Pendistribusian Obat ke Pustu/Polindes/Ponkesdes │ ├── 443 PEMBERANTASAN & PENCEGAHAN PENYAKIT MENULAR (P2P) SERTA KESEHATAN LINGKUNGAN │ │ │ ├── 443.1 : Penyakit Menular Langsung (P2ML) │ │ ├── Kusta │ │ ├── Infeksi Menular Seksual (IMS) │ │ ├── Frambusia │ │ └── Tuberkulosis (TBC) & HIV / AIDS │ │ │ ├── 443.2 : Karantina & Epidemiologi (Epidka) │ │ ├── Kholera / Diare KLB │ │ ├── Imunisasi Dasar & Lanjutan │ │ ├── Surveilans Penyakit Berpotensi KLB │ │ └── Rabies (Gigitan Hewan Penular Rabies / GHPR) │ │ │ ├── 443.3 : Pencegahan Penyakit Bersumber Binatang (P2B) │ │ ├── Malaria │ │ ├── Dengue Haemorrhagic Fever (DHF / DBD) │ │ ├── Filaria (Kaki Gajah) │ │ └── Pengendalian Vektor Serangga │ │ │ ├── 443.4 : Hygiene Sanitasi & Kesehatan Lingkungan (Kesling) │ │ ├── Tempat Pengolahan & Penjualan Makanan Minuman (TPPMM / TPM) │ │ ├── Sarana Air Minum & Jamban Keluarga (SAMIJAGA / STBM) │ │ └── Pengawasan Penggunaan Pestisida │ │ │ └── 443.5 : Masalah Gizi Masyarakat │ ├── Penanganan Gizi Buruk / Kelaparan / Stunting │ ├── Keracunan Makanan / Kejadian Luar Biasa (KLB) Keracunan │ ├── Standarisasi Menu Makanan Rakyat Sehat │ ├── Badan Perbaikan Gizi Daerah (BPGD) │ └── Program Pemberian Makanan Tambahan Anak Sekolah (PMT-AS) │ ├── 445 SARANA PELAYANAN KESEHATAN (RUMAH SAKIT, BALAI KESEHATAN, PUSKESMAS) │ ├── 445.1 : Puskesmas Keliling (Pusling) & Pelayanan Luar Gedung │ ├── 445.2 : Poliklinik (Poli Umum, Poli Gigi, Poli KIA/KB, Laboratorium) │ ├── 445.3 : Tenaga Medis & Tenaga Kesehatan (Dokter, Bidan, Perawat, Sanitarian, Farmasi) │ └── 445.4 : Alat Medis, Alat Kesehatan (Alkes) & Kalibrasi │ └── 447 PENGOBATAN TRADISIONAL (BATTRA) ├── 447.1 : Pijat / Refleksi ├── 447.2 : Akupunktur / Tusuk Jarum ├── 447.3 : Jamu Tradisional & Herbal └── 447.4 : Pembinaan Pengobat Tradisional / Dukun ``` --- ### 7.3. Kode Administrasi Pendukung Puskesmas dari Bidang Lain Selain kelompok `440`, operasional Puskesmas sering menggunakan kode-kode berikut: | Kode | Subjek Masalah | Contoh Penggunaan Nyata di Puskesmas | | :---: | :--- | :--- | | **005** | **Undangan / Rapat Dinas** | Undangan Lokakarya Mini (Lokmin) Bulanan, Lokmin Lintas Sektor. | | **020** | **Peralatan / Perlengkapan** | Pengadaan ATK, mebeler, inventaris kantor non-medis. | | **045** | **Kearsipan** | Pengaturan berkas rekam medis inaktif, penyusutan dokumen. | | **090** | **Perjalanan Dinas** | Surat Perintah Tugas (SPT) dan SPPD nakes ke desa binaan / dinkes. | | **188.4**| **Keputusan Kepala Daerah / SK** | SK Kepala Puskesmas tentang Tim Akreditasi, SOP, atau Penunjukan PJ Ruangan. | | **800** | **Kepegawaian Umum** | Data berkas pegawai nakes, kenaikan pangkat, penilaian kinerja ASN. | | **850** | **Cuti Pegawai** | Pengajuan cuti melahirkan nakes, cuti tahunan, cuti sakit. | | **900** | **Keuangan** | SPJ Dana Bantuan Operasional Kesehatan (BOK), klaim BPJS Kesehatan, BLUD. | --- ### 7.4. Kode Pembantu (Auxiliary Codes) Kode pembantu tidak dapat berdiri sendiri, tetapi ditambahkan pada akhir kode klasifikasi masalah untuk menjelaskan bentuk kegiatan (*dimensi ekstra*): | Kode | Keterangan Bentuk Kegiatan | Contoh Penerapan di Puskesmas | | :---: | :--- | :--- | | **01** | Perencanaan | `441.501` (Rencana Program UKS Puskesmas) | | **02** | Penelitian / Survey / Riset | `443.302` (Survey Jentik Vektor Nyamuk DBD) | | **03** | Pendidikan / Pelatihan / Kursus | `445.303` (Pelatihan APN / PPGDON bagi Bidan Puskesmas) | | **04** | Laporan | `443.104` (Laporan Bulanan Kasus TBC / HIV P2P) | | **05** | Tim / Panitia / Kelompok Kerja | `440.05` (SK Tim Penanggulangan KLB Tingkat Kecamatan) | | **07** | Lokakarya / Seminar / Lokmin | `441.07` (Lokakarya Mini Pembinaan Gizi & Stunting) | | **08** | Statistik / Data Capaian | `441.808` (Data Cakupan Imunisasi UCI Desa) | | **09** | Peraturan / Kebijakan Resmi | `445.09` (Pedoman Tata Tertib Pelayanan Rawat Inap Puskesmas) | --- ### 7.5. Kode Unit Kerja UPTD Puskesmas Sukosewu Dalam tata persuratan resmi Pemerintah Kabupaten Bojonegoro: - **`412`**: Kode Kabupaten Bojonegoro - **`43`**: Kode Dinas Kesehatan Kabupaten Bojonegoro - **`21`**: Kode Sub-Unit UPTD Puskesmas Sukosewu Sehingga penomoran naskah dinas resmi Puskesmas Sukosewu adalah: $$\text{[Kode Klasifikasi]} \,/\, \text{[Nomor Urut]} \,/\, \mathbf{412.43.21} \,/\, \text{[Tahun]}$$ *Contoh Penerapan Nyata:* - Surat Imunisasi: `441.8 / 041 / 412.43.21 / 2026` - Surat Kalibrasi Alkes: `445.4 / 042 / 412.43.21 / 2026` - Surat Teguran Retensi: `045 / 012 / 412.43.21 / 2026` --- ## 8. Panduan Desain & Implementasi untuk Aplikasi SIPANDU Berdasarkan regulasi Perbup Bojonegoro No. 30/2010 ini, arsitektur modul kearsipan pada aplikasi SIPANDU dirancang dengan standar teknis sebagai berikut: ### 8.1. Skema Basis Data Relasional yang Diperlukan 1. **`ref_klasifikasi`**: - `kode` (PK, varchar: misal `441.8`, `443.3`, `005`) - `nama_masalah` (text: misal *Pekan Imunisasi Nasional*) - `parent_kode` (varchar: relasi hierarkis ke `441` lalu `400`) - `masa_retensi_aktif` (int: dalam tahun) - `masa_retensi_inaktif` (int: dalam tahun) - `keterangan_nasib_akhir` (enum: *Musnah*, *Statis/Serah*, *Tinjau Ulang*) 2. **`surat_masuk` & `surat_keluar`**: - `id_surat` (PK) - `nomor_agenda` (int auto-increment per tahun anggaran) - `nomor_surat_asli` (varchar) - `tanggal_surat` & `tanggal_diterima` (date) - `asal_instansi` / `tujuan_surat` (varchar) - `perihal` / `isi_ringkas` (text) - `kode_klasifikasi` (FK ke `ref_klasifikasi`) - `sifat_surat` (*Sangat Rahasia*, *Rahasia*, *Biasa*) - `file_scan_url` (varchar: link ke PDF naskah dinas) - `status_tindak_lanjut` (*Pending Disposisi*, *Proses Unit*, *Selesai*) 3. **`lembar_disposisi`**: - `id_disposisi` (PK) - `id_surat` (FK) - `pemberi_instruksi` (misal: *Kepala Puskesmas Sukosewu*) - `tujuan_unit_pengolah` (misal: *Koordinator KIA*, *Kasubbag TU*, *Bendahara BOK*) - `instruksi_teks` (text) - `tenggat_waktu` (date) - `status` (*Terkirim*, *Dibaca*, *Dikerjakan*, *Selesai*) 4. **`arsip_fisik_lokasi`**: - `id_arsip` (PK) - `kode_klasifikasi` (FK) - `nomor_boks` (misal: *BOX-PKM-2026-04*) - `nomor_rak` / `lemari` (misal: *RAK-B-02*) - `tahun_berkas` (int) - `status_retensi` (*Aktif*, *Inaktif*, *Siap Pemusnahan*, *Siap Serah LKD*) ### 8.2. Integrasi dengan Modul Manajemen Aset - Penomoran surat mutasi aset (BAST, Permohonan Penghapusan, Berita Acara Kalibrasi) wajib menggunakan kode klasifikasi barang dan aset dinas: - Kode `020` untuk naskah pengadaan mebeler/ATK umum. - Kode `445.4` untuk naskah kalibrasi, pengujian, dan riwayat alat medis Puskesmas. - Setiap dokumen sertifikat kalibrasi dan manual book alkes digital disimpan dalam repository E-Arsip yang terhubung langsung ke ID Barang pada Modul Aset. ### 8.3. Siklus Hidup Kearsipan (Arsip Aktif vs Inaktif) & Aturan Backdate 1. **Pemisahan Arsip Aktif vs Inaktif (Perbup 30/2010)**: - **Arsip Dinamis Aktif**: Berkas surat yang masih sering digunakan dalam operasional sehari-hari (disimpan di meja kerja / filing cabinet Unit Pengolah / Subbag TU / Tim Program). - **Arsip Dinamis Inaktif**: Berkas surat yang frekuensi penggunaannya telah menurun drastis dan telah melampaui masa aktif JRA, dipindahkan ke **Sentral Arsip / Record Center Puskesmas** dalam boks bernomor (misal: *BOKS 01 (RAK A)*). - **Mutasi Siklus**: Sistem SIPANDU memfasilitasi mutasi berkas satu klik dari Unit Pengolah ke Boks Sentral Arsip serta pelacakan Jadwal Retensi Arsip (JRA). 2. **Standar Penomoran Sisipan / Backdate (Bojonegoro Sub-Numbering)**: - Sesuai kebiasaan administrasi di Puskesmas Sukosewu, penomoran surat tanggal lampau (backdate) disisipkan menggunakan tanda titik (`.`) setelah nomor urut surat acuan. - Contoh: Apabila nomor surat pada tanggal 1 adalah `440/010/412.43.21/2026`, maka surat backdate untuk tanggal 1 yang dibuat pada tanggal 3 mendapatkan nomor: $$\mathbf{440/010.1/412.43.21/2026}$$ - Fitur ini telah tertanam pada form generator Surat Keluar (opsi sisipan / backdate). ### 8.4. Klasifikasi & Penempatan Dokumen Khusus (SOP, Tanah & Bangunan, Kepegawaian) Sesuai pola klasifikasi Lampiran Perbup Bojonegoro No. 30 Tahun 2010 dan tata laksana kearsipan Puskesmas: 1. **Dokumen SOP (Standar Operasional Prosedur / Protap Pelayanan)**: - **Kode Klasifikasi**: - `060` : *Organisasi & Ketatalaksanaan / Prosedur Kerja / Tatalaksana*. - `188.4` : *Surat Keputusan (SK) Kepala Puskesmas* (karena seluruh SOP akreditasi/klinis wajib dilegalisasi melalui SK). - **Lokasi Penataan**: **BOKS 03 (RAK B) - SK, SOP & Akreditasi**. - **Retensi**: Aktif selama SOP berlaku (siklus 3-5 tahun), Inaktif 2-5 tahun setelah diterbitkan revisi baru, Nasib Akhir: *Musnah* (setelah ada dokumen pengganti resmi). 2. **Surat Tanah dan Bangunan (Sertifikat Hak Milik/Pakai, IMB/PBG, Denah, Hibah)**: - **Kode Klasifikasi**: - `590` : *Agraria / Pertanahan* (Status kepemilikan tanah Puskesmas induk, Pustu, Ponkesdes/Polindes). - `010` : *Bangunan & Gedung Kantor Puskesmas* (Gambar konstruksi, BAST serah terima fisik gedung). - `020` : *Inventarisasi BMD (Barang Milik Daerah)* (Pencatatan KIB A Tanah & KIB C Gedung). - **Kategori Khusus**: **ARSIP VITAL (*Vital Records*)**. - **Lokasi Penataan**: **BOKS 05 (RAK VITAL / LEMARI BESI TAHAN API)**. - **Retensi**: **Permanen / Statis (TIDAK BOLEH DIMUSNAHKAN)**. Wajib terhubung dengan Modul Manajemen Aset. 3. **Dokumen Kepegawaian (Personal File Nakes / ASN)**: - **Kode Klasifikasi (Golongan 800)**: - `800` : *Kepegawaian Umum* (DUK, Bazzem, Formasi). - `820` : *Mutasi & SK Jabatan Fungsional Nakes* (Dokter, Bidan, Perawat, Sanitarian, Farmasi). - `850` : *Cuti Pegawai* (Tahunan, Melahirkan, Sakit, Alasan Penting). - `870` : *Tata Usaha Kepegawaian* (Berkas Perorangan / Personal File Pegawai). - **Lokasi Penataan**: **BOKS 04 (RAK B) - Kepegawaian & SPJ**. Ditata per map gantung berdasarkan NIP dan Nama Pegawai. - **Retensi**: Aktif selama pegawai bertugas di Puskesmas, Inaktif setelah pensiun/mutasi (+ 5 tahun), Nasib Akhir: *Permanen* (diserahkan ringkasan riwayat ke BKPSDM/LKD). ### 8.5. Integrasi Berkas Digital & Cloud Storage (Google Drive / OneDrive / Local Upload) Untuk mendukung modernisasi kearsipan digital (*E-Arsip*) tanpa meninggalkan keabsahan berkas fisik asli: 1. **Dukungan Dua Mode Lampiran Berkas**: - **Mode 1: Link Cloud Storage**: Mendukung URL tautan langsung ke folder/file Google Drive, Microsoft OneDrive, atau Dropbox resmi Puskesmas. Tautan ini dibuka dalam satu klik (`[🔗 Buka Google Drive]`) pada tab baru. - **Mode 2: Unggah File Fisik Digital (Local Base64)**: Mendukung upload langsung berkas scan PDF, gambar (JPG/PNG), atau dokumen Microsoft Word. File diproses via `FileReader.readAsDataURL` dan dapat langsung di-preview tanpa perlu backend eksternal. 2. **Ketersediaan pada Seluruh Entitas Arsip**: - **Surat Masuk**: Lampiran scan surat asli dari Dinkes/Kecamatan/instansi lain. - **Surat Keluar**: Lampiran naskah dinas final bertanda tangan Kepala Puskesmas. - **Dokumen Master Khusus (Sentral Arsip)**: Lampiran scan SK legalisasi SOP, sertifikat tanah KIB A, IMB/gambar teknik gedung KIB C, dan berkas personal file pegawai. 3. **Fitur Quick Attach (Tombol Paperclip 📎)**: - Setiap baris tabel pada Surat Masuk, Surat Keluar, dan Sentral Arsip dilengkapi tombol paperclip (📎) untuk menautkan, memperbarui, atau mengganti link cloud storage maupun file upload kapan saja. --- > **Dokumen Asli Acuan**: `pkm/arsip/perbup-no-30-tahun-2010.pdf` > **Disusun Oleh**: Sistem Integrasi SIPANDU PKM Sukosewu, Bojonegoro > **Status Dokumen**: Resmi / Basis Pengetahuan Terverifikasi OCR 110 Halaman